Santral Seslendirme, telefon santralini daha etkin bir şekilde kullanabilmenin en iyi yollarından biridir. Önceden kaydedilmiş anonslar ile arayanlar doğru birime otomatik olarak yönlendirilebilir, bu sayede zamandan ve iş yükünden tasarruf sağlanır.
Gün geçtikçe dijitalleşen dünyada firmalar, kurumlar ve e ticaret siteleri telefon trafiğini daha etkili ve verimli bir şekilde yönetmek adına telefon santrali kullanmaktadır. Telefon santral sistemini daha faydalı olacak şekilde kullanabilmek için dikkat edilmesi gereken bazı detaylar bulunuyor.
Santral Seslendirmenin Çıkış Noktası
Teknolojinin gelişmesiyle birlikte birçok alanda yenilikler yaşanmaktadır. Yaşanan dijital dönüşümün getirilerinden biri de santral sistemleridir. Santral Seslendirme, telefon trafiğini yönetebilmek, daha verimli sonuçlar almak ve en önemlisi kullanıcı ihtiyaçlarını karşılayabilmek adına ortaya çıkmıştır.
Bazı şirketler ve siteler telefon santrali kullanarak gelen çağrıları ilgili kişilere otomatik olarak yönlendirme işlemlerini hızlıca gerçekleştirebiliyor. Telefon santralinin en avantajlı özelliklerinden birisi de eğer o an yönlendirme yapılacak biri yoksa sisteme yüklenen ses kayıtlarının anında devreye girmesidir. Böylelikle çağrı yapan müşteri sorunsuz bir şekilde istediği cevaba ulaşarak hizmetten memnun kalabiliyor.
Santral Seslendirme Nasıl Yapılır?
Santral Seslendirme, daha çok seslendirme ajansları tarafından ihtiyaca göre hazırlanan profesyonel ses kayıtlarından oluşmaktadır. Ajans tarafından şirketlerin, firmaların ya da internet sitelerinin istedikleri durumlara göre otomatik yanıtlar oluşturularak telefon santraline yükleniyor. Anlaşılır ve temiz ses tonuyla kaydedilen anonslar, çağrıda bulunan müşterilere dinletiliyor. Profesyonel bir Santral Seslendirmenin en önemli ayrıntısı ise seslendirilecek anons metinleridir. Santral anons seslendirme metinleri hazırlanırken mesajın net iletilmesi gerekmektedir ve kullanıcıların kolayca anlayacağı ifadeler seçilmelidir.
Bazı seslendirme ajansları interaktif anons hizmeti de vermekte. İnteraktif seslendirme anonslarında (ivr seslendirme), müşteri yapılan yönlendirmeler doğrultusunda yapmak istediği işlemi hızlıca gerçekleştirerek memnun bir şekilde sistemden ayrılıyor. Bu durum arayan kullanıcının zamandan tasarruf etmesini sağladığı için firmalar adına oldukça olumlu etkilere yol açmaktadır.
Santral Seslendirmede Olması Gereken Özellikler
Santral seslendirmede olması gereken bazı özellikler vardır. Önem verilmesi gereken püf noktaları dikkate alarak doğru ve etkili anonslar oluşturabilirsiniz. İşte santral seslendirmede olması gerekenler:
Bekleme mesajlarının süresi
Müşterinin hatta kalma süresi oldukça önemli bir konudur. Kimse uzun bir süre hatta kalmak istemez. Dolayısıyla mümkün olduğunca bekleme mesajlarının süresini kısaltmalısınız. Kullanıcının hem zamandan, hem de iş yükünden tasarruf ederek süreci doğru yönetebilirsiniz.
Anonsun anlaşılabilir olması
Seslendirme yapacak kişiyi / kişileri seçerken titiz olmalısınız. Anonsun anlaşılabilir olması, müşterinin ihtiyaçlarının karşılanması noktasında en önemli detaylardan biridir. Seslendirmeyi yapacak kişilerin ses tonları, Türkçeyi kullanabilme yetkinlikleri ve kelimeleri telaffuz ediş şekilleri dikkat edilmesi gereken noktalardandır. Doğru ses tonları müşteriye pozitif bir enerji yansıtır.
Bekleme Mesajlarının İçeriği
Telefon santrallerinde bekleme mesajları genellikle sıkıcı bulunduğu için müşteri memnuniyeti noktasında dezavantajlara yol açabilir. Bekleme mesajlarının süresini ve içeriğini çok iyi ayarlamanız gerekir.
Uzun bekleme süreleri doğrultusunda her ihtimali göz önünde bulundurarak bu süreyi verimli değerlendirebilirsiniz. Verimi sağlayabilmek adına farklı anonslar kaydedebilirsiniz. Bu sayede bekleyen kullanıcının dikkati dağılmayacaktır.
İyi bir Santral Seslendirme senaryosu dizayn ederken beklemede yayınlayacağınız anonsları da hesaba katmalı, gerekiyorsa kısa reklamlar veya şirketinizi genel olarak tanıtan mesajlar yayınlayabilirsiniz. Aynı zamanda arayanların tahmini bekleme süresini veya sırasını da dinletebilirsiniz.
