Santral Seslendirme
Santral Seslendirme (santral anons) sayesinde şirket telefonu profesyonel bir karşılama ile açılır ve bu da müşteriye güven verir.
Teknolojik gelişmelerin geldiği son noktalardan biri olan telefon santralleri, gelen çağrıları otomatik karşılama, yönlendirme ve beklemeye alma özelliklerine sahiptir. Arayan kişiler, önceden kaydedilerek telefon santraline yüklenen sesli anonsları dinleyip tuşlamalar yapmak sureti ile, istedikleri birime ulaşabilmekte, müşteri temsilcisine bağlanmaya gerek kalmadan, pek çok işlemi hızlı bir şekilde kendileri tamamlayabilmektedir. Santral seslendirmesinin çıkış noktası budur.
Santral Seslendirme Nedir?
Günümüz kurumsal firmaların sesli yönlendirmeler sayesinde müşteriyi daha etkili bir şekilde yönlendirebilmek amacıyla kullandıkları seslendirme çeşidine santral seslendirme denir.
Telefon santrallerine yüklenmek üzere, firma ya da kurum ihtiyaç ve talepleri göz önünde bulundurularak hazırlanmış olan anons metinlerinin, önceden bir seslendirmen tarafından okunarak kaydedilmesidir. Ses kayıt işleminin profesyonel bir stüdyo ortamında yapılması önem arz etmektedir.
Santral Sesledirme sayesinde firmalar işlerini daha pratik hale getirerek, alınan çağrıları ilgili kişiye otomatik olarak yönlendirebiliyor bu sayede mevcut müşterinin ihtiyaçlarını doğru bir şekilde karşılayarak itibar yönetimini de gerçekleştirebiliyor.
İyi bir Santral Seslendirme Nasıl Yapılır?
Santral özelliklerinin gelişmesi firmaların işlerini daha işlevsel hale getirmesini, müşteriyi tuşlama yolu ile aradığı departmana yönlendirmesini ve bununla birlikte insanların vakitlerini daha etkili kullanabilmelerini sağlayan yenilikleri beraberinde getirdi. Bunlara ek olarak daha iyi müşteri memnuniyetini sağlayabilmek adına daha niteliksel bir hizmet sunabilmek, firmaları kendi içlerinde daha rekabetçi hale getirdi. Bu durum santral seslendirmelerinin de önemini arttırarak kurumsallığın önemli bir unsuru haline getirdi.
Santral Seslendirmeler genel olarak seslendirme ajansları tarafından hazırlanan, profesyonellik gerektiren ses kayıtlarıdır. Bu ses kayıtları iyi hitap ile sözcüklerin tane tane vurgulanarak güzel bir şekilde dinletilmesi esasına dayanır.
Her sesi güzel olan kişi seslendirme yapabilir algısı doğru değildir. Bir seslendirmenin sahip olması gereken temel yetkinliklerin başında, iyi bir diksiyon gelir. Seslendirme yapacak kişinin artikülasyon sorunu olmamalı, kelimeler doğru ve anlaşılır bir şekilde telaffuz edilmelidir. Seslendirmenler, mümkün olduğunca konusu ile ilgili temel eğitimleri almış kişiler arasından seçilmelidir.
Yukarıda bahsedilen temel yetkinliklere ilaveten, seslendirmen seçimi yapılırken, firmanın hedef müşteri kitlesine uygun tarzda bir ses tercih edilmelidir. Çocuk oyuncakları satan bir firmayı arayan müşterinin, telefonda gümbür gümbür gelen davudi bir erkek sesi ile karşılanması, arayan kişi üzerinde nasıl bir etki yaratır dersiniz? Seslendirmen seçimi ile ilgili dikkat edilmesi gereken bir diğer önemli nokta da, hem Türkçe hem de yabancı dildeki anons metinlerinin, mümkün olduğunca aynı kişi tarafından okunmasıdır.
Bu sayede kullanıcı dinlediği anonslar neticesindeki yönlendirmelerin nezdinde işlerini hızlıca tamamlayarak zamandan tasarruf sağlamış olur.
Santral Bekletme Anonsları ve Süreleri
Telefonda beklemek çok keyif veren bir durum değil. Bekleme esnasında, aynı mesaj 5-10 saniye aralıklarla tektar tekrar dinletildiğinde, arayanın telefonu kapatması pek de şaşılacak bir şey olmasa gerek. Kapatılan telefon, zaman zaman müşterinin başka bir firma ya da kurumu tercih etmesine bile neden olabilmektedir. Bu ise, özellikle satış bazlı faaliyet gösteren firmalar açısından, hem müşteri hem de gelir kaybına neden olabilecek bir etki yaratabileceğinden, hiç de istenmeyen bir durumdur. Bu nedenle, müşterinin hatta bekleme süresi ve bu sürede dinleyeceği mesajlar oldukça önemlidir.
Müşteriye tahmini bekleme süresi, bekleyenler arasında kaçıncı sırada olduğu bilgisi verilmeli, bekleme esnasında dinletilecek anonslar mümkün olduğunca çeşitlendirilmelidir. (Kısa reklamlar, müşterinin ilgisini çekebilecek yeni ürün tanıtımları vb.)
Teknik ayrıntılar anonsun kalitesini belirler
Santral sistemleri birden fazla marka ve modelde bulunuyor ve bunlar da kendi içinde sanal santral, ip santral, analog santral, mobil santral olarak ifade ediliyor. Bazılarının ses formatları, tamamının ise sesi karşı tarafa net iletebileceği ses seviyesi farklı. Bu nedenle santral seslendirme yapılırken ses seviyesini doğru belirlemek çok önemli.
Farklı türdeki telefon santral sistemlerinin (anolog santral, ip santral, sanal santral gibi) sesi karşı tarafa iletme özellikleri de farklılık gösterebilmektedir. Seslendirme yapılırken, telefon santralinin sesi iletme kabiliyeti dikkate alınarak, ses tonu ve seviyesinin ayarlanması önemlidir.
Bazı santraller bütün ses formatlarını destekliyor fakat kendi içinde tekrardan başka bir formata çevirerek yayınlıyor. Bu çevirme işleminin santral anons seslendirmesinin yapıldığı stüdyoda gerçekleştirilmesi daha iyi sonuç veriyor ve sesler santralde daha net çıkıyor. Özellikle karşılama anonsu yapılırken dikkat edilmesi gereken bir husus da fon müziği. Fon müziği seviyesi karşılama anonsunun arka planında kalmalı ve sesin anlaşılırlığını etkilemeyecek seviyede olmalı veya mümkünse hiç müzik kullanılmamalı.
Özetle: Santral anons seslendirmelerinde, anons ses seviyesinin çok yüksek veya çok düşük olmaması, özellikle karşılama anonslarında kullanılan fon müziğinin anons ses seviyesinin önüne geçmemesi de dikkat edilmesi gereken bir diğer önemli noktadır.
Bir Santral Seslendirme Nasıl Olmalı?
Arayan kişiye dinleteceğiniz müzikten tutun da, ne kadarlık bekleme süresine karar verileceğine kadar küçük detaylar müşteri ile firma arasındaki bağlılığı ve iletişim kalitesini etkiler. Buna göre ideal anons uzunluğu takribi 30 saniye olmakla birlikte, müşterilerin toplam bekleme süreleri 1 dakikayı geçmemelidir. Bu sayede firmayı arayan müşteri yüksek bir kalitenin yanı sıra büyük bir mutlulukla telefonunu kapatacaktır.
- Seslendirmesi yapılacak konuların düzgün, akıcı fakat anlaşılabilir olması gerekir.
- Kullanılacak olan müziklerin kulağı rahatsız etmeyecek derecede olması büyük önem arz etmektedir.
- Seçilen anonsun müziği ile, konuşmalar arasında bir uyum olması gerekir. Aynı zamanda müziğin konuşmayı bastırmaması da gerekmektedir. Böylelikle anlatılan daha anlaşılabilir olur.
- Yapılan anonslar içerisinde bağlanılmak istenen departmanların doğruluğu teyit edilmelidir. Bu sayede müşteri memnuniyeti arttırılarak kalite hizmeti de sağlanır.
Santral Seslendirme Anonsları Nasıl Olur?
Günün farklı zamanlarını kapsayacak şekilde oluşmalıdır. Eğer sabah aranıyorsa günaydın, ya da akşam saatlerinde aranıyorsa iyi akşamlar gibi hitap cümleleri dinleyicide olumlu bir etki yaratabilir.
örneğin: "Günaydın / İyi Günler / İyi Akşamlar. Bütün müşteri temsilcilerimiz şu anda diğer müşterilerimizle görüşüyor. Lütfen hatta kalınız, en kısa zaman içinde çağrınıza yanıt vereceğiz. Teşekkürler."
Şayet call-center gibi meşgul bir santral sahibiyseniz arayan kişinin hattan ayrılmaması adına numara sistemi ile sınıflandırarak ne kadar vaktinin kaldığını açıklayabilirsiniz.
örneğin: "Hatta kaldığınız için teşekkür ederiz, şu anda arayanlar arasında üçüncü / ikinci.. vb. sıradasınız" gibi. Bu şekilde müşteriyi vaktini nasıl değerlendireceğine dair bilgilendirmiş olursunuz.
Santral Seslendirme Fiyatları Neye Göre Belirlenir?
Seslendirme içerisinde belirli kriterler fiyata etki etmektedir. Seslendirilecek metnin uzunluğu, kaç dilde yapılacağı, ünlü bir sanatçı tarafından mı seslendirileceği gibi konular fiyat üzerine direkt etki edebilmektedir.
Sonuç olarak günümüzde kurumsal her firmanın kurumsallık adına yapması gereken en önemli işlerinden birisini santral seslendirme yaptırmaktır. Bu sayede marka hem güvenirliğini tescilleyerek hem de gelen müşterilerinin uyarılarını dikkate alarak kendisini standartlarının üstüne çıkarmak için çabalar. Daha kaliteli bir hizmet sağlama endişesi içerisinde kendisini yüceltir. Yeniliklere açık santral seslendirmelerinde daha iyi fırsatları yakalamak ümidiyle.
Santral Seslendirmenin Firmanız Açısından Önemi
Firma ihtiyaç ve taleplerine uygun bir şekilde hazırlanmış santral karşılama ve yönlendirme anonsu, çağrı kaçırma riskini minimize eder. Anonsların kısa, öz ve anlaşılır olması, hem arayanlar, hem de firmanız açısından zaman tasarrufu sağlayarak, maliyetler üzerinde dolaylı bir azalma etkisi yaratacaktır. Ve son olarak, doğru ve etkili yapılmış bir santral anonsu, bir anlamda firmanın "kurumsal sesi" olma özelliği de taşıyacağından, firmanız için bir prestij kaynağı olacaktır.
